Переезд офиса. Разграничение функций подрядчика и заказчика.

Профессионально организованный переезд офиса в значительной степени поможет облегчить задачу и сократить затраты на эту хлопотную и дорогостоящую процедуру. Следует воспользоваться для этих целей услугами профессионалов, оформив заказ в компании, которая предлагает широкий спектр мувинговых услуг. Для оформления договора и определения объемов работ всех этапов переезда от разборки и упаковки оборудования до уборки помещения и расстановки оборудования лучше пригласить в свою компанию менеджера фирмы, с которой планируется заключение договора по переезду офиса. Это является дополнительной бесплатной услугой, от которой клиенты обычно не отказываются.

Чем больше в переезде будет задействована профессиональная фирма, тем меньше будут отвлечены квалифицированные сотрудники от своей основной деятельности. В переезде сотрудники компании должны быть задействованы минимально и связано это с подготовкой к переезду и перевозкой личных вещей, архива, и планировкой новых рабочих мест в новом офисе. Так как фирме, занимающейся переездами офисов, необходимо дать четкий план расстановки оборудования и техники в новых помещениях. При составлении такого плана нужно учесть оптимальное размещение рабочих мест и сотрудников, а также предусмотреть и выполнить все мероприятия по обеспечению охраны труда на рабочих местах. Эту функцию нужно возложить не на подрядчика, занимающегося переездом, а на сотрудников компании. План должен быть подписан руководителем компании и являться приложением к договору оказания услуг.

Этапы работ, связанные с разборкой и сборкой мебели, упаковкой и маркировкой для транспортировки, утилизации упаковки и старой мебели, переноской тяжестей и уборкой помещений, транспортировкой имущества необходимо включить в договор с подрядчиком, оказывающим услугу «переезды офисов». Для того чтобы ничего не перепутать, не забыть и не потерять и не тратить время на поиски, необходимо иметь по каждому помещению и рабочему месту упаковочные листы, нумерация в которых должна совпадать с нумерацией в маркировке, нанесенной на упаковку. Дополнительно на каждой упаковочной единице следует наносить номер или обозначение помещения и рабочего места в новом офисе. На планах, составленных сотрудниками компании по размещению рабочих мест в новом офисе, должны быть нанесены обозначения помещений и рабочих мест.

Для исключения путаницы и четкой организации переезда следует определить оптимальное количество сотрудников компании, которые будут взаимодействовать с подрядчиком и будут задействованы в переезде. Полная идентификация и прослеживаемость каждой упаковочной единицы исключит путаницу и потерю имущества, а также четкое взаимодействие усилий подрядчика и сотрудников компании будет способствовать сокращению времени на переезд и сбой в работе компании будет минимален.